Microsoft 365 is bij veel bedrijven een centrale spil van het digitale ecosysteem. Zelf omschrijft Microsoft deze verzameling diensten en applicaties, die voorheen Office 365 heette, als ‘de productiviteitshub voor werk en privé die het mogelijk maakt om te werken waar en wanneer het jou uitkomt’.
Microsoft voorziet zijn paradepaardje geregeld van updates en nieuwe functionaliteiten. Tijd dus om eens te kijken naar al het nieuws dat Microsoft 365 de gebruiker in 2021 te bieden heeft. Welke functionaliteiten zijn aan de dienst toegevoegd? Hoe maak je er gebruik van? En welke voordelen heeft 365 voor het mkb? Lees verder voor de antwoorden op deze prangende vragen.
Wat is Microsoft 365?
Microsoft 365 herbergt alle Microsoft-applicaties en -programma’s die je gewend bent. Word, Excel, Access, PowerPoint, Outlook en OneDrive zijn allemaal beschikbaar in de modernste versie. Je gebruikt ze bovendien zowel in de cloud als offline, waardoor je plaats- en tijdsonafhankelijk kunt werken.
Daarnaast kun je via Microsoft 365 gebruikmaken van de mogelijkheden van Teams, een uitkomst in een tijd waarin op afstand werken de norm is geworden (en wellicht blijft). Met Teams kun je niet alleen videobellen en virtueel vergaderen, maar ook samenwerken aan documenten en eenvoudig content met je collega’s of klanten delen.
Een andere handige tool binnen de 365-omgeving is SharePoint. Hiermee maak je teamsites en bewaar, organiseer en deel je op organisatieniveau makkelijk en veilig informatie en documenten. Met SharePoint-favorieten krijg je in één klik toegang tot de meest gebruikte sites, bibliotheken en mappen. Je kunt deze functionaliteit bovendien afstemmen op de individuele gebruiker. Bijvoorbeeld door het instellen van filters waarmee een gebruiker snel en gericht inzoomt op een gezocht onderdeel van de SharePoint-omgeving. Het toevoegen van specifieke metadata maakt je documenten nog makkelijker vind- en doorzoekbaar.
Door labels aan bestanden te hangen, documenten of berichten met privacygevoelige en bedrijfskritische informatie alleen versleuteld te versturen en te werken met extra beveiligingstools zoals multifactorauthenticatie (MFA), houd je Microsoft 365 bovendien veilig.
Nieuwe functionaliteiten in Microsoft 365
Microsoft is een bedrijf dat continu bezig is met het bijwerken en optimaliseren van zijn platforms en software. Microsoft 365 is dus geen statische dienst, maar een continu evoluerende omgeving. Als abonnee krijg je regelmatig de beschikking over verbeterde en interessante nieuwe functionaliteiten. Laten we eens nader inzoomen op de belangrijkste noviteiten binnen 365.
Effectiever vergaderingen organiseren en inplannen
Nu we niet meer met zijn allen samen op kantoor zitten, zijn Teams-vergaderingen voor veel mensen een vast onderdeel van de gemiddelde werkdag geworden. Maar het is soms lastig om het overzicht te behouden als je elke dag een paar van die digitale meetings hebt. Daarom heeft 365 twee updates gekregen die het inplannen van en deelnemen aan Teams-vergaderingen nog eenvoudiger maken.
Typ je de naam van een persoon in het zoekvak? Dan krijg je voortaan de relevantste e-mails met agenda-uitnodigingen te zien in je zoeksuggesties. Je hebt nu bovendien de mogelijkheid om je agenda-instellingen zo bij te werken dat elke online-vergadering automatisch een Teams-meeting wordt. Het voordeel hiervan? Je hoeft niet meer te onthouden dat je op de optie Teams-vergadering moet klikken.
Daarnaast vind je op Android-apparaten nu onlangs opgenomen vergaderingen en SharePoint-posts in de sectie ‘Aanbevolen’ op het tabblad ‘Zoeken’. Bovendien is het in de nieuwste versie makkelijker om snel te schakelen tussen de zoekresultaten in je e-mail, personen en gebeurtenissen.
Meer Azure-diagrammen
Diagrammen zijn vaak goede tools om complexe informatie toegankelijk en snel inzichtelijk te maken. Met Visio en de nieuwste versie van Microsoft 365 kun je kiezen uit meer dan twintig stencils en honderden vormen voor het maken van Azure-diagrammen voor jouw specifieke behoeften. Denk bijvoorbeeld aan het ontwerpen van netwerktopologieën, Azure-oplossingen, architecturale diagrammen of configuraties van virtuele machines.
Schrijven en opstellen
Een aantal nieuwe functionaliteiten van Microsoft 365 richt zich vooral op het schrijven en opstellen van documenten of mails. Een nieuwe update voor Mac-gebruikers maakt het bijvoorbeeld mogelijk om schrijfsuggesties toe te passen met één klik. De Editor corrigeert de spelling en grammatica en geeft je tips en ideeën om je schrijfstijl te verfijnen. Gebruik je Microsoft 365 op een IoS-apparaat? Dan kan Outlook woorden of zinsdelen voorstellen terwijl je berichten opstelt. Als Outlook een suggestie doet die jou bevalt, swipe je om het voorstel te accepteren.
Meer doen met je pdf’s
Ook de mogelijkheden voor het bewerken van pdf’s zijn toegenomen. Via de Office-snelkoppeling ‘pdf maken’ kun je snel en eenvoudig een of meerdere afbeeldingen converteren naar het pdf-formaat. Door een nieuwe functionaliteit in Office Mobiel is het nu ook mogelijk om op je smartphone notities, vormen en datums toe te voegen, te bewerken en te verwijderen in je pdf’s.
Verbeteringen in Outlook
Ook Outlook is verrijkt met een aantal nuttige updates en nieuwe functionaliteiten. Je kunt thema’s bijvoorbeeld automatisch aanpassen aan de thema-instellingen van Windows 10 en gebruikmaken van een automatische vertaler. Door die vertaalfunctie worden de invoegtoepassingen voor het vertalen van een mailtekst overbodig. Door te klikken op de rechtermuisknop vertaal je bepaalde woorden, woordgroepen of het hele bericht.
Het digitaal ondertekenen van documenten is voortaan ook een koud kunstje. Je hoeft je digitale handtekening nog maar één keer te zetten en kunt die vervolgens overal toevoegen waar je Outlook gebruikt. Door Outlook te kiezen voor je Windows-instellingen, zoals Automatische antwoorden, Postvak IN met prioriteit en Privacy, en gebruik je die voorkeursinstellingen automatisch op elke pc.
Hoe krijg ik de nieuwe functies van Microsoft in huis?
Alle nieuwe functionaliteiten zijn kosteloos inbegrepen bij je Microsoft 365-abonnement. Het tijdstip waarop je ze ontvangt, hangt af van de instellingen die je organisatie hanteert. Bij een eenmalige aankoop van Office 2016 of 2019 ontvang je wel beveiligings- en prestatie-updates, maar geen nieuwe functies. Organisaties die deelnemen aan het Office Insider Program ontvangen als eerste de preview-builds voor de nieuwste functies, beveiligingsupdates en oplossingen voor prestatieproblemen.
De voordelen van Microsoft 365 voor mkb-bedrijven
Microsoft 365 is een pakket dat dus heel wat communicatie- en collaboratiemogelijkheden levert. Maar wat zijn de concrete voordelen voor mkb-bedrijven? We zetten ze voor je op een rij.
- Microsoft 365 is beschikbaar wanneer je het nodig hebt. On- of offline werken op je pc, laptop of mobiel apparaat? Geen enkel probleem.
- Omdat je werkt met een compleet ecosysteem, waarin alle applicaties, programma’s en tools op elkaar zijn afgestemd, behoud je de betrouwbaarheid van en controle over al je documenten.
- Microsoft 365 is ontworpen en gebouwd met veiligheid en privacy in het achterhoofd. Je kunt dus gebruikmaken van diverse veiligheidstools en beveiligingsfeatures (MFA, single sign-on, gebruikersrollen) om hackers en cybercriminelen buiten de deur te houden.
- Microsoft 365 is direct na aanschaf te gebruiken. Nieuwe gebruikers toevoegen, toestemmings- en beveiligingsniveaus instellen: het is doodeenvoudig en zonder tussenkomst van doorgewinterde IT-experts te regelen.
- Microsoft 365 biedt veel flexibiliteit. Je kunt kiezen uit een volledige cloudversie, een on-premisesvariant of een hybride vorm.
- Je bent doorlopend up-to-date: je bestanden, e-mail en agenda’s zijn altijd gesynchroniseerd. Bovendien beschik je continu over de nieuwste versie van het pakket zonder dat je hiervoor extra betaalt: zolang je klant bent, wordt het pakket automatisch bijgewerkt naar de laatste versie.
- Met Teams, OneDrive en SharePoint deel, bewerk en organiseer je documenten en kennis makkelijker en efficiënter dan ooit.
Meer weten over Microsoft 365 en de ontwikkelingen?
Wil je meer weten over de functionaliteiten en mogelijkheden van Microsoft 365? Dan helpt VBVB ICT je graag verder. Wij bedienen al sinds 1996 mkb’ers in diverse branches. Neem gerust vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie of een goed gesprek.
