Wie wil er nu niet sneller en efficiënter werken? Waarbij de communicatie vlekkeloos verloopt en de veiligheid van (bedrijfs)gegevens continu gewaarborgd blijft? Daarvoor moet niet alleen de ICT van jouw culturele instelling in orde zijn, ook de manier waarop dit wordt gebruikt moet voor iedereen helder zijn. Alleen zo haal je alles uit jouw ICT-oplossingen en werkt jouw organisatie als een geoliede machine. Benieuwd hoe je dit aanpakt?
Efficiënter werken en communiceren door uniforme werkwijze
Waar begin je? De eerste stap is het in kaart brengen van de behoeften van jouw organisatie. Aan de hand daarvan worden er passende ICT-oplossingen gekozen. Maar dan ben je er nog niet. Om intern alle neuzen dezelfde kant op te krijgen is een uniforme werkwijze cruciaal. Oftewel, alle medewerkers werken volgens een manier die vooraf door de directie is gekozen. Door een uniforme werkwijze te kiezen voor alle medewerkers, vergroot je de kans op een succesvolle adoptie van de modern workplace. En zal jouw organisatie uiteindelijk efficiënter werken en communiceren.
Introductie van eenduidig systeem zorgt voor meer overzicht
Dat betekent niet starten vanuit een (weliswaar gedreven) maar kleine groep medewerkers. Maar in plaats daarvan de nieuwe werkwijze organisatiebreed uitrollen. Op manier deze werkt de ICT-structuur voor iedereen hetzelfde. Waarbij alle medewerkers op de hoogte zijn van de do’s and don’ts, waardoor ook de veiligheid van (bedrijfs)gegevens beter kan worden gegarandeerd.
Een voorbeeld. Om het overzicht te bewaren, maken veel medewerkers gebruik van een (digitaal) mappensysteem. Op deze manier kunnen zij hun correspondentie, documenten en andere zaken ordenen op een manier die bij hen past. Maar wat als er vanuit de directie wordt bepaald welke mappen er worden gebruikt en welke structuur hierbij wordt aangehouden? Door een eenduidig systeem en een uniforme werkwijze te introduceren, zullen medewerkers bepaalde bestanden sneller vinden, delen en gebruiken. Wat op zijn beurt weer de efficiëntie verhoogt.
Minder kans op fouten en vertraging door duidelijke afspraken
Bij veel culturele instellingen wordt er (samen)gewerkt met externe partijen. Denk aan freelancers of andere organisaties. Een nieuwe tentoonstelling wordt misschien intern voorbereid, maar bij de daadwerkelijke uitvoering zijn er vaak verschillende (externe) partijen betrokken. Om zo’n project soepel te laten verlopen is het cruciaal om als culturele instelling een uniforme werkwijze te hebben met duidelijke afspraken. Daarbij is van belang dat zowel de eigen medewerkers als externe partijen deze werkwijze en afspraken respecteren. Wanneer iedereen op dezelfde manier werkt verminder je niet alleen de kans op fouten en vertraging, maar door het gebrek aan ‘ruis op de lijn’ kan er echt worden gefocust op hetgeen wat van belang is.
Meebewegen met nieuwe ontwikkelingen voor blijvend succes
Zodra iedereen het nut inziet van een uniforme werkwijze, stijgt de waarde van de modern workplace. Door ICT-oplossingen te kiezen die aansluiten bij de behoeften van jouw culturele instelling wordt er uiteindelijk efficiënter en veiliger gewerkt, beter gecommuniceerd en makkelijker samengewerkt. Zowel met de eigen medewerkers als met externe partijen. Om deze werkwijze ook in de toekomst te laten slagen is het noodzakelijk dat iedereen op de hoogte blijft van updates en meebeweegt met nieuwe ontwikkelingen.
VBVB ICT levert meer dan standaard ICT-oplossingen. Benieuwd hoe jouw culturele instelling sneller en efficiënter kan samenwerken? Zowel intern als met externe partijen? Check de website van VBVB ICT voor meer informatie of neem contact met ons op via verkoop@vbvb.nl of telefonisch op 020 42 33 288 (optie 2).
