Professioneel communiceren begint met een persoonlijke uitnodiging

Een nieuwe tentoonstelling opent haar deuren. De kaartverkoop voor het theaterseizoen gaat van start. Of je organiseert een bijeenkomst voor vrijwilligers, sponsoren of relaties.

Vaak begint zo’n moment met één e-mail.

Je wilt dat iedere ontvanger zich persoonlijk aangesproken voelt, zonder tientallen losse e-mails te hoeven versturen. In de nieuwe Outlook helpt de functie ”Afdruk samenvoegen” daarbij. Je schrijft één bericht, terwijl Outlook voor iedere ontvanger automatisch een afzonderlijke e-mail verstuurt.

Let op: deze functie is alleen beschikbaar in de nieuwe Outlook.

Waarom steeds meer organisaties hiervoor kiezen

Veel organisaties gebruiken hiervoor nog steeds de BCC-optie. Dat is in de basis een snelle en prima manier om een bericht naar meerdere ontvangers te sturen. Toch blijft voor de ontvanger vaak zichtbaar dat het om een groepsmail gaat. In het veld ”Aan” staat meestal alleen het e-mailadres van de afzender of een algemeen organisatieadres. De uitnodiging voelt daardoor minder persoonlijk, ook wanneer de inhoud met veel aandacht is geschreven.

Met ”Afdruk samenvoegen” werkt dat anders. Outlook verstuurt automatisch een afzonderlijke e-mail naar iedere ontvanger. In het veld ”Aan” ziet iedereen uitsluitend zijn of haar eigen e-mailadres. Daardoor oogt de e-mail alsof deze speciaal voor die persoon is geschreven, terwijl jij de tekst maar één keer hoeft op te stellen.

Voor organisaties die regelmatig uitnodigingen of updates versturen, levert dat meerdere voordelen op:

• Persoonlijke communicatie: Iedere ontvanger ontvangt een eigen e-mail.
• Privacy: E-mailadressen blijven netjes afgeschermd.
• Rust in de mailbox: Reacties komen rechtstreeks bij jou terecht.
• Efficiënt werken: Je schrijft de e-mail één keer; Outlook verzorgt de rest.

Zo combineer je het gemak van een groepsmail met de uitstraling van persoonlijke communicatie. Hieronder leggen we dit stapsgewijs uit:

Zo gebruik je Afdruk samenvoegen

• Stap 1: Open Outlook.
• Stap 2: Klik linksboven op ”Nieuw e-mailbericht” en schrijf je e-mail.
• Stap 3: Klik op het pijltje naast ”Verzenden” en kies ”Afdruk samenvoegen starten”.

Tip: Kies deze optie voordat je de ontvangers toevoegt. Zo voorkom je dat je per ongeluk een gewone groepsmail verstuurt.

• Stap 4: Voeg de ontvangers toe in het ”Aan”-veld.
• Stap 5: Klik op ”Afdruk samenvoegen verzenden”.
• Stap 6: Controleer de melding en klik op ”Verzenden”.

Outlook verstuurt vervolgens automatisch voor iedere ontvanger een afzonderlijke e-mail.

Een kleine tip

Verstuur eerst een testmail naar jezelf of een collega. Zo zie je precies hoe de e-mail wordt ontvangen voordat je deze naar een grotere groep verstuurt.

Digitale rust zit vaak in kleine verbeteringen

Vaak zijn het juist de kleine functies die het dagelijkse werk net iets makkelijker maken. Je hoeft minder handmatig te doen, voorkomt kleine fouten en zorgt voor een professionele uitstraling richting bezoekers, vrijwilligers, sponsoren en relaties.

Dat past precies bij hoe wij naar technologie kijken. De beste oplossingen staan niet op de voorgrond, maar ondersteunen je werk op de achtergrond. Zo houd jij tijd over voor wat echt belangrijk is.

Heb je vragen over Microsoft 365 of wil je weten welke mogelijkheden er nog meer zijn? Neem gerust contact op met je vaste contactpersoon bij VBVB.

VBVB ICT – Digitale rust, creatieve vrijheid.